Gestão de consultório odontológico: 3 dicas para melhor gerir uma clínica
Entenda como gerir diferentes áreas do seu consultório de maneira fácil!
A Era do Cliente trouxe preocupações fundamentais para profissionais da saúde, entre elas a necessidade de mudança e inovação na própria experiência do cliente.
Atualmente, não basta apenas focar em conseguir a atenção de pessoas para sua clínica. É necessário também elaborar um planejamento estratégico que vá desde o momento de captação de pacientes, passando pela qualidade do serviço prestado e do ambiente, até o pós-atendimento.
Se você tem uma clínica odontológica e deseja aprimorar sua gestão como um todo, continue neste post que o Prit preparou pra você!
Antes de tudo, esteja atento a isso:
Quando falamos sobre planejamento, também falamos sobre propósito. Por que e para que estamos nos planejando?
Quando se é gestor de um consultório, ter um propósito é essencial.
“Por que tenho minha clínica e para que?”
O mercado atual não quer apenas serviços, quer soluções que venham ao encontro de desejos e necessidades.
Um exemplo de propósito bem definido seria:
→ Tenho minha clínica porque quero ajudar pessoas. Essas pessoas são todas aquelas que não buscam somente um mero implante, mas também um sorriso e uma qualidade de vida inestimáveis!
Quando se segue plenamente um propósito, é muito mais fácil para uma empresa gerar lucro e destacar-se entre concorrentes.
Tipos de gestão para um consultório odontológico:
Gestão Financeira
A gestão financeira de um negócio não deve ser algo complicado, mas ter em mente o significado e aplicação de alguns conceitos econômicos faz muita diferença.
Entre os “nomes” que todo gestor deve saber, estão:
-Custos fixos: custos que não variam proporcionalmente à quantidade de serviços prestados pela clínica, como o aluguel, salários, energia elétrica, telefone, internet etc. É recomendado ter sempre uma data estabelecida (mensalmente) para realizar o pagamento e consideração de tais custos, para melhor organização.
-Custos variáveis: custos diretamente relacionados à quantidade de serviços prestados e materiais utilizados pela clínica. Esses custos podem variar conforme o aumento ou diminuição dos atendimentos realizados. Exemplo: Quanto mais obturações são feitas, mais resina deve ser adquirida.
-Capital de giro: reserva de recursos para ser utilizada conforme as necessidades financeiras da clínica ao longo do tempo. Administrar o capital de giro significa avaliar o momento atual, as faltas e as sobras de recursos financeiros e os reflexos gerados por decisões tomadas em relação às compras, vendas e administração do caixa.
-Fluxo de caixa: ferramenta que informa o empresário sobre a situação da movimentação diária dos recursos financeiros e que disponibiliza informações pertinentes aos pagamentos, recebimentos e ao saldo, realizados e a se realizarem, de forma diária e acumulada. Por meio do fluxo de caixa, o empresário pode manter suas contas em equilíbrio, postergar ou adiantar receitas ou débitos ao longo de um período.
-Lucro: o lucro da empresa é o resultado das receitas obtidas menos todos os custos e despesas.
-Ponto de equilíbrio: informa ao empresário o faturamento mensal mínimo necessário para cobrir todos os custos e despesas. Esta informação é fundamental para a análise de viabilidade de um empreendimento ou da adequação da empresa em relação ao mercado.
Na hora de planejar as finanças de sua clínica odontológica, elabore estratégias com base em cada um dos conceitos.
Gestão de Mídias Sociais
Tornou-se fácil encontrar seu público-alvo e se comunicar com ele através das mídias sociais. O que não é tão fácil, no entanto, é fazer de uma ferramenta como o Instagram um aliado na estratégia de marketing para seu consultório odontológico.
Se você ainda não está ciente do que é possível (ou não) fazer em relação ao marketing médico, o Prit já preparou um conteúdo para solucionar esse problema.
Outras soluções para auxiliá-lo na hora de gerir suas mídias sociais com o intuito de ter mais seguidores e atenção são:
-Ter uma identidade visual
Pense nas redes sociais como uma vitrine para o seu negócio.
Normalmente, quando vemos algum produto na prateleira principal de uma loja, notamos como ele se harmoniza com a tal loja.
Exemplos: numa loja de roupas infantis, vemos roupas estampadas com desenhos famosos e mais conhecidos pelas crianças.
Essa loja também tem cores vivas e alegres nas paredes, e oferece um playground para crianças brincarem enquanto seus pais fazem a compra.
Já numa loja de roupas de alta costura, vemos peças bem elegantes. O interior da loja tem cores neutras e tranquilas, e mesmo a maneira de falar dos atendentes é formal e respeitosa.
O mesmo processo funciona para um perfil on-line de um consultório odontológico.
Qual imagem você quer passar para as pessoas?
Você é uma jovem mulher iniciando na carreira e oferece serviços em um preço justo para que todos se sintam inclusos?
Ou você é um homem especializado em determinado tratamento, que interessa a uma audiência mais específica?
Tudo isso vai influenciar tanto na estética (cores, elementos de ilustração nas postagens, fontes etc) quanto na comunicação do perfil da sua clínica, fazendo com que o público certo venha até você.
-Produzir “conteúdo”
Agora que você já tem a vitrine do seu serviço, explique a funcionalidade dele; para que ele serve, quais os benefícios, preços, técnicas e muito mais.
Além disso, foque também em sanar as dúvidas e as dores do seu público, pois nem tudo é resolvido apenas “vendendo seu peixe”.
As pessoas precisam enxergar em você alguém que tenha autoridade no que fala e alguém que saiba como resolver “perrengues” que, às vezes, não exigem uma consulta de fato, e sim apenas um profissional disposto a ajudar.
-Interagir e analisar resultados
Conseguiu uma audiência? Ótimo! Agora, faça esforços para mantê-la.
Continue trazendo o que você achar relevante e, também, dê espaço para que ela mesma te diga o que ela quer ver no seu perfil.
Quando você ouve sugestões dessas pessoas, elas veem em você uma pessoa solícita com a qual querem fechar negócio e realizar tratamentos.
Se você ainda não conseguiu uma audiência, continue interagindo e inovando, mas o mais importante a fazer é analisar as métricas de resultados das redes sociais; ou seja, o que você postou que realmente gerou curtidas, comentários e mais. Dispense o que não envolveu essas pessoas de verdade.
Assim, aos poucos, sua estratégia de mídias sociais vai ficando mais específica e certeira.
Gestão Operacional e de Equipe
A gestão operacional de um negócio tem como objetivo a produtividade, ou seja, a geração de mais resultados positivos (e dentro das expectativas de qualidade do mercado) com a menor aplicação de recursos possível.
Apesar do pouco uso dos recursos, todos eles devem ser bem direcionados e dimensionados para as capacidades operacionais de uma clínica entre outros, para que não haja ineficiências nem desperdícios.
Já a gestão de equipes tem o propósito de criação e manutenção de um ambiente de trabalho cooperativo e harmônico, que possibilite relações humanas saudáveis e transparentes em todos os sentidos.
Para uma boa gestão operacional e de equipe, duas dicas são:
-Invista em Software de Agendamento
Utilizar um software de agendamento e pagamento on-line de consultas como o Prit é um ótimo uso de recursos.
Isso porque, com apenas a assinatura do plano e mais nenhum outro gasto, você consegue oferecer agendamento ao seu paciente 24 horas por dia, 7 dias da semana, além de conseguir controlar dados, controlar finanças, ter políticas de cancelamento e muito mais.
-Escolher pessoas certas
Cabe ao empreendedor, também, escolher acertadamente as pessoas em quantidade adequada, dentro do perfil profissional necessário, e geri-las de forma que todas as necessidades - do negócio e dos colaboradores - sejam atendidas.
Um exercício para pôr em prática é listar as funções a serem desempenhadas para a realização dos processos da clínica e, depois, atribuir a cada uma dessas funções um perfil adequado de profissional.
Apesar de nem todos os aspectos serem abordados profundamente aqui, esperamos que essas dicas tenham o auxiliado a compreender melhor os passos necessários para uma gestão de consultório odontológico de qualidade, fazendo com que você, gestor, vá em busca do sucesso definitivo!
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